Alte Familienbriefe bewahren

Wenn Sie das Glück haben, alte Familienbriefe zu besitzen, sitzen Sie auf einer Goldmine. Seit der Erfindung von Telefon, E-Mail, SMS, Twitter und Facebook – um nur einige Möglichkeiten der modernen Kommunikation zu nennen – ist das Schreiben von Briefen auf der Strecke geblieben. Diese alten Briefe in Ihrer Datensammlung sollten für zukünftige Generationen erhalten bleiben. Egal, ob Sie 100 oder nur einen Brief besitzen, sie sind wichtig für Ihre Familiengeschichte und tragen viel dazu bei.

Einige, die Sie möglicherweise in Ihrer Sammlung haben, könnten Briefe aus der Kriegszeit sein. Dies ist nicht nur für Ihre Familiengeschichte wichtig, sondern auch für die Weltgeschichte, insbesondere wenn Ihr Vorfahre in seinen Briefen über den Krieg geschrieben hat. Liebesbriefe sind eine großartige Quelle für genealogische Informationen. Auch erfahrt Sie somit wie sich Ihre Vorfahren kennen gelernt und verliebt haben. Einige meiner Lieblingsbriefe sind Migrationsbriefe, solche Briefe, die von Familienmitgliedern geschrieben wurden, die in verschiedenen Teilen der USA oder von einem Land in ein anderes gezogen sind. 

Diese Informationen sind von unschätzbarem Wert und sollten aufbewahrt werden.

Ordnung schaffen

Das Wichtigste zuerst: Ordnung schaffen! Viele Ahnenforscher besitzen Schuhkartons oder Stapel voller Briefe, die mit einem Band zusammengehalten werden. Wenn Sie diese organisieren, können Sie Ihre genealogischen Aufzeichnungen leichter verwalten. Während des Vorgangs werden Sie wahrscheinlich Informationen finden, die Sie zuvor noch nicht kannten.

• Organisieren Sie Ihre Briefe in chronologischer Reihenfolge. Dies ist eine einfache Möglichkeit, Ihre Briefe zu organisieren. Verwenden Sie das Datum auf dem Brief oder das Datum auf dem Briefumschlagstempel. Seien Sie einfach konsequent, verwenden Sie entweder die eine oder die andere Variante.
• Haben Sie Briefe von mehreren Familienmitgliedern? Ordnen Sie zuerst nach dem Nachnamen und dann in chronologischer Reihenfolge. Dies ist eine gute Wahl, wenn Sie die Briefe einer bestimmten Person schnell und effizient finden möchten.
• Wenn Sie im Leben Ihrer Vorfahren Briefgruppen für verschiedene Ereignisse haben, organisieren Sie diese direkt nach Ereignissen. Fügen Sie beispielsweise alle Briefe aus dem Zweiten Weltkrieg, alle Schul-Briefe usw. zusammen. Nachdem Sie sie gruppiert haben, ordnen Sie sie dann nach Datum ein.
• Das Wichtigste beim Organisieren der Briefe ist es, ein System zu finden, das für Sie funktioniert. Bleiben Sie dann im gesamten Prozess konsistent mit Ihren Methoden.

Entfalten und offen legen

Wenn Sie sich für eine Organisationsmethode entschieden haben, ist es an der Zeit, einige Konservierungsarbeiten durchzuführen. Vielleicht haben Sie das Wort „Aufbewahrung“ schon mal gehört und wissen nicht wirklich, was es bedeutet. Es bedeutet „Maßnahmen ergreifen, um eine Verschlechterung oder einen Verlust zu verhindern“, gemäß dem Glossar der Society of American Archivist of Terms.

Als Archivarin ist die am häufigsten gestellte Frage, die ich von Ahnenforschern erhalte, wenn es um alte Familienbriefe geht: „Lasse ich den Brief im Umschlag oder nehme ich ihn heraus?“ Meine Antwort lautet immer: Briefe aus den Umschlägen nehmen!

Wenn Sie die gefalteten Briefe in ihren Umschlägen lassen, wird der Schaden mit der Zeit größer. Der Hauptgrund ist, dass wir sie häufig aus den Umschlägen raus nehmen, um sie immer wieder zu lesen, was dann zu Schäden führen kann. Die Falze in den Buchstaben wird mit der Zeit das Papier schwächen und/oder reißen. Sie möchten sicherlich nicht, dass dies geschieht. Hier sind einige Schritte, die Sie zu Hause tun können, um Ihre alten Familienbriefe zu erhalten.

• Nehmen Sie jeden Brief aus dem Umschlag und falten Sie ihn flach auf. ACHTUNG: Achten Sie darauf, dass Sie keine Briefe und Umschläge vertauschen. Bewahren Sie jeden Brief mit seinem Umschlag auf. Ich empfehle Ihnen, beim Entfernen und Glätten jedes Briefes diesen mit einer Plastikklammer an den Umschlag zu befestigen. Verwenden Sie bitte KEINE Papierklammern aus Metall! Verwenden Sie NIEMALS Metall auf Ihren Dokumenten. Büroklammern aus Metall beschädigen Ihre Dokumente durch das Rosten und Anheften an den Dokumenten. Dies kann zu Rostflecken und möglicherweise zum Reißen führen, sobald Sie versuchen, die Clips vom Papier zu lösen.
• Wenn Ihre Briefe lange Zeit zusammengeklappt und in ihren Umschlägen waren, liegen sie nicht von selbst flach. In diesem Fall müssen Sie Maßnahmen ergreifen, um die Abflachung zu erleichtern. Legen Sie den Brief auf eine saubere, trockene Oberfläche, die von Sonnenlicht ferngehalten wird, wo er einige Zeit unberührt liegen kann. Stellen Sie sicher, dass Sie den Umschlag zum Brief legen.

Einkapseln

Nun, da Sie Ihre Briefe abgeflacht haben, können Sie sie einkapseln. Der Begriff „Einkapselung“ bedeutet „etwas einschließen oder vollständig bedecken“. Der Zweck des Einkapselns von Briefen und Umschlägen besteht darin, sie vollständig vor Beschädigung zu schützen. Idealerweise behandeln Sie Ihre Briefe nicht viel. Durch das Einkapseln werden sie auch vor Staub und Schmutz geschützt.

• Sie müssen archivierte Dokumentenhüllen erwerben, die säurefrei und ligninfrei sind und den P.A.T. Test (Fotografischer Aktivitätstest) durchgemacht haben. Das in diesen Hülsen verwendete Material kann Mylar, Polyester oder Polypropylen sein. Die Hüllen sind in allen Größen erhältlich, um verschiedene Briefe aufzunehmen. Stellen Sie sicher, dass Sie die Größe besorgen, die Ihren Briefen richtig entspricht und rund einen Viertel Zoll Platz enthält. Sie möchten keine Briefe in Hüllen stecken oder zu viel Platz in den Hüllen haben, so dass sich die Briefe bewegen können. Sparen Sie nicht bei diesem Schritt. Sie müssen richtige Hüllen verwenden.
• Stellen Sie sicher, dass der Umschlag mit dem Brief in der Hülle liegt. Denken Sie daran, dass Sie sich nicht trennen sollten. Halten Sie Brief und Umschlag immer zusammen. Wenn die Umschlagklappe noch immer intakt ist, vergewissern Sie sich, dass sie auf sich selbst gefaltet ist, so dass der Brief nicht berührt wird. Der Klebestreifen auf der Umschlagklappe enthält möglicherweise Chemikalien, die Ihren Brief beschädigen können, wenn er mit dem Brief in Kontakt kommt.
  Wenn Sie Brief und Umschlag zusammen in die Hülle gelegt haben, werden Sie sehen, dass sich die Hülle sofort durch statische Elektrizität um das Dokument schließt. Dies hält die Hülle geschlossen, um Ihre Briefe zu schützen und sie nicht herausfallen zu lassen.

Wenn die Briefe eingekapselt sind, legen Sie sie in Archivordner und dann in Aktenschränke ab, oder in Ordnern mit drei Ringen.